這是我前一陣子從一位朋友那裡聽到的概念，他正在進行這件事，希望可以改善他和他的團隊的溝通品質。對於有趣的概念我總會好奇，於是搜尋了一下有沒有具體的方法和範本，發現這其實是設法讓別人知道「我是怎麼樣的人、我希望別人如何跟我相處」的方法。
職場溝通新技巧：真誠地寫下「使用說明書」
原來「我的使用說明書」是一種為了改善職場溝通的做法，特別是當公司的人數多到一個程度，以及因為疫情影響、遠距工作成為常態之後，同事間很難藉由彼此共同相處的機會熟識與磨合，溝通不良的情況愈來愈容易發生，所以才有愈來愈多的主管或是企業嘗試用這種做法來改善職場裡的關係，也不乏有效增進成員關係的成功案例。
（「使用說明書」裡包含你真實的想法和價值觀，能避免別人踩到你的地雷，你也能藉由閱讀別人的「使用說明書」，了解對方在意的事情。照片來源：Unsplash）
舉例：有的人會在「我的使用說明書」裏鼓勵同事跟他約在辦公室討論事情，而不要在他走過大廳時叫住他，因為他喜歡在走路時思考。也有主管意識到自己經常講相同的故事來表達觀點，所以他在「使用說明書」裡鼓勵下屬在他開始重覆老故事時打斷他。
雖然這看似都是小事，但久而久之，確實會影響彼此的關係（覺得對方有點討人厭），如果先用「我的使用說明書」讓別人知道自己的一些「眉角」，無形中就能減少很多不必要的摩擦。
（你的同事可能不喜歡在走廊或大廳被叫住討論事情，因為走路是他專注思考的時間。照片來源：xFrame）
一份能代表自己的「個人使用說明書」，要包含以下6部分：
- 我做事的風格
- 我能提供的價值
- 什麼事會讓我沒耐心
- 怎麼樣的溝通對我來說最有效率
- 如果需要，我希望獲得哪些幫助
- 別人最常誤解我的事
在讀完別人的「使用說明書」之後，你可能會發現，對於下班之後還會在LINE群組上發工作訊息的你來說，有些人也許會比較希望不急的事等到上班時間再發。而你覺得同事總是在會議裡板著臉，其實是他思考時的自然反應。
有些人喜歡開玩笑，但也有些人會對突然的玩笑手足無措。這些也許要等踩到雷時才發現「原來對方會在意這個」的事，都可以透過「我的使用說明書」來做預先的溝通。
在追尋自我的過程中，你也需要「使用說明書」
我開始在想，身為已經習慣「社會化」配合環境、對象調整自己的行為模式，也有著自己長久以來根深蒂固的模式與原則的大人們來說，除了把這個工具用在職場溝通之外，還可以如何看待幫自己寫一份「使用說明書」這件事呢？
像是──
- 我的伴侶知道我希望獲得怎麼樣的幫助嗎？
- 我的家人知道我在什麼時候會沒耐心嗎？
- 身邊的人會在那些情境常誤解我呢？
- 我覺得自己在意與堅持的價值是什麼？和之前一樣嗎？
寫屬於自己的「使用說明書」的同時，也是一個和自己對話的過程：我對身旁的人，有足夠的「心理安全感」可以公開、誠實地分享真正的想法嗎？我願意沒有保留的對身旁的人呈現我的想法、習慣甚至是缺點、弱點嗎？我有哪些信念和價值觀呢？我覺得自己還可以在哪些事情上提供獨特的價值呢？
更進一步想：如果我隔一段時間就幫自己的「使用說明書」改版的話，也表示身為大人的我們，也還不斷地在蛻變與成長呢，不是嗎？
花30分鐘到1小時幫自己寫一份「使用說明書」，也許除了可以讓人際關係與溝通更順暢之外，也是認真面對自己的過程，我也開始這麼做了，你呢？
關於作者│李全興（老查）累積20年數位產業工作資歷，致力於企業數位轉型、數位內容經營、內容行銷。持續以閱讀做為為工作領域自學精進的管道，並經營商管好書讀書會與導讀分享。