盤點2016之五:開會現象應該好好盤點

盤點2016之五:開會現象應該好好盤點
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一月九日下午,我走進東海大學第一會議室參加推廣教育委員會。已經五年多沒到此空間,陌生又熟悉。在擔任系主任時,一個月來四五回,學務長時,一個月最高紀錄來此二十幾回。那時加上校內校外各種角色,上班時間幾乎都是「在開會或去開會的路上」。

推廣教育會中,我頻頻發言,多數與會者沉默不語。開會狀況符合「80/20法則」,百分之八十的時間被百分之二十占用,百分之八十的成員所說的話不到百分之二十。這種情形到處可見,十幾年來我應聘擔任總統府、行政院、多個部會乃至國民黨的廉能委員,總是愛說話那百分之二十裡的。這些會議幾乎都在台北舉行,我從台中來,多說幾句也合理。最重要的,常常開會很容易發現缺失,對簡報、資料、議程、紀錄、決議等,都可以提出建議。

討論議案時,我通常是第一個發言的,如此有個好處,接著可以做一點自己的小事。我通常帶著記事本,規劃未來該做的;帶著A4大小影印好的文件去閱讀或校對,尤其是一些僅需知道不必深入探究思考的,在此隨便看看。我不滑手機,不用3C產品,覺得如此太惹眼太囂張。更何況,進總統府等處開會,手機要先寄存。

能夠如此輕鬆開會,因為我不是會議的主席。主席不可能一心多用,主席壓力最大,主席是頭號人物大家都在盯著看,沒法打盹更沒法打混。議事中,遇到奧客或機車或刺蝟,還有經常搞不清楚狀況空有理想的學者,都頭痛不已。若有人存心杯葛抗爭挑釁,有時鬧到難以收拾。近來開放核災地區食品或年金改革的會議經常出現火爆場面,就是活生生的例子。難怪有些會議主席如坐針氈,設法另請高明。

主席還是要對會議的成敗負最大責任,有些不夠用功,對會議內容或議事規則不夠熟悉。幕僚的準備不足,議程資料或錯誤或疏漏,都給我這樣的老鳥發言的機會。會議空間不適合,相關設備不夠好,也浪費大家的時間。

浪費時間又浪費金錢,我初略盤點,一個政府的會議很少在二十人以下。假定二十位,十位委員的出席費就是兩萬,交通費又是好幾千。承辦單位公務員假定月薪五萬,半天就是一千五,十個人列席就耗損一萬多。再加上空間、設備、文件、郵件、茶點等的開銷,成本就超過五萬。大學裡的教授,腦袋應該不差,鐘點費高,會議的成本更高。但創造多少價值呢?


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