連唐鳳也推的番茄鐘工作法 讓大人停止分心、拖拉 做事更有效率

連唐鳳也推的番茄鐘工作法 讓大人停止分心、拖拉 做事更有效率
圖片來源/Shutterstock
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現代大人忙工作、忙生活,還要忙著滑手機和上網,時間愈來愈零碎,做事也愈來愈拖拉,太陽下山才發現今天一事無成。這些干擾因素打亂我們的時間管理,生活也像按下快轉鍵般亂了步調。顧問公司創辦人西里洛(Francesco Cirillo),發明番茄鐘工作法,幫助我們更能心無旁騖,讓工作在時間內達標。番茄鐘工作法的原理是什麼?以下是精選摘要:


1987年9月某個多雲午後,我設定了第1個番茄鐘。地點在離義大利羅馬將近50公里遠的中世紀小村蘇特里(Sutri),我當時人正待在度假小屋的露台上。目標很明確,也很嚇人──「我要讀完這一章。」這一章是指某本社會學書籍的第1章,幾週後,在大學的課堂上要考。

那天下午的我完全沒想到,日後全球會有成千上萬人照這套做法,設定廚房定時器,以便有一段時間能革除干擾,專心做事。

從1987年9月迄今,超過三十年,許多事情早已改變:網際網路和社群媒體改變我們的習慣與行為;智慧型手機告訴我們何時需要出門看電影、告訴我們先前車上訂的餐點即將在5分鐘後送到家裡;各種社群媒體和應用程式全天干擾不休。在這數位時代,番茄工作法如何發揮功效?

專注完成眼前那一項工作,降低干擾源

最常帶來干擾的事物,其實始終是頭腦。我們心裡有各種干擾,例如:忽然想訂披薩、更新臉書動態或整理書桌,這些依然能凌駕外部干擾,如電子郵件或臉書通知的叮叮聲。面對內部干擾的最佳方式是加以接受,心平氣和處理。

(我們常受到其他思緒干擾,中斷了手上的工作。照片來源:Shutterstock)

基於番茄工作法的原則,你可以記在手機、電腦或紙上,等番茄鐘時段結束再處理。這樣一來,你不是一逕當成無謂的干擾,而是留時間妥善衡量是否重要。如果你在短時間內面臨太多內部干擾,基於番茄工作法,你必須擱下工作、休息一段較長時間。

大量內部干擾意謂著頭腦在傳達一個訊息:我們沒有安然做手頭這件事。原因也許是擔心做不好,也許是目標太繁雜,也許是感覺時間不夠。

為了自我保護,頭腦去想其他輕鬆容易的事,結果,我們就這麼東想西想,心不在焉了起來。

不過,無論是何種內部干擾或外部干擾,無論多頻繁,番茄工作法依然能發揮功效。番茄工作法有助於留意頭腦的狀況,有助於決定因應的方式。心頭突然浮現的事項,有時確實迫在眉睫,但大多能擱置20分鐘,等番茄鐘時段結束再處理。

由於各種念頭通常只是大腦想分神,想擺脫手頭的事,這樣擱置有助於了解干擾背後的恐懼,而一旦找出恐懼就能設法處理,不致被恐懼支配,徒陷「對恐懼的恐懼」。此外,這樣擱置有助於持續自我對話,觀察自己,避開自欺欺人。

總之,你要是分心去傳訊息,而非專心工作,別擔心,下一個番茄鐘時段會更好。心平氣和點吧。

傳統的番茄工作法為30分鐘:25分鐘工作、5分鐘休息。每天開工之際,從事項盤點表挑出想處理的事項,區分優先順序,寫進今日工作表。

(圖片來源:采實文化提供)

番茄鐘不可打斷:就是25分鐘全拿來工作。

番茄鐘不可分割:

沒有半個番茄鐘或四分之一個番茄鐘這種事。最小單位就是1 個番茄鐘。如果番茄鐘被打斷,該視為失效,就像從未設定過,然後你該重新設定一個新的番茄鐘。

當番茄鐘響起,你就在剛才所做的事項右邊畫叉,休息3至5分鐘。此外,番茄鐘響表示當前的事項確實完成(雖然僅是暫時完成),不可以再「多做幾分鐘」,就算多幾分鐘就能做完也萬萬不可。

這3至5分鐘是脫離工作的必需時間,供頭腦消化吸收剛才25分鐘的工作內容,而且你能趁機做點有益身心的小活動,以便在下一個番茄鐘時段發揮最佳表現。這類小活動包括起來走一走,喝杯水,想像下一次假期去哪裡玩,深呼吸或伸展筋骨,跟同事聊天說笑也不錯。

(在3~5分鐘的休息時間裡盡量放鬆。照片來源:Shutterstock)

休息時間不適合很費心神的活動,例如:別跟同事聊工作、別寫重要的電子郵件、別打重要的電話,諸如此類,免得妨礙頭腦整合,損及下一個番茄鐘時段的專注度。

你該做的是把這類事項列進事項盤點表,標註特定的番茄鐘時段來做。在休息時間,不該繼續想前面番茄鐘時段的事項。當休息時間結束,把番茄鐘設定為25分鐘,繼續處理手頭工作,直到再次鐘響,然後在今日工作表上再畫一個叉。休息3至5分鐘,再進行下一個番茄鐘時段。

每4個番茄鐘時段,安排一次長休息(15至30分鐘)

這段休息時間很適合拿來整理辦公桌、去咖啡機弄杯咖啡、聽語音信箱、檢查電子信箱、進行呼吸練習、出去走一走,不然單純休息一下也行。重點是別做任何複雜事情,否則頭腦無法重組整合,下一個番茄鐘時段就難以發揮最大效能。休息時間顯然不該繼續想前面番茄鐘時段的事項。

完成事項

一個接一個時段繼續工作,把該事項做完,然後從今日工作表上劃掉。

如果番茄鐘還在走,事項就處理好了,則適用這條基本原則:番茄鐘開始後,一定得響。你不妨趁機做到更盡善盡美,拿剩餘時間檢查工作成果,稍作加強,溫習所學,直到番茄鐘響起來。


間歇高效率的番茄工作法:25分鐘,打造成功的最小單位,幫你杜絕分心、提升拚勁【風靡30年的時間管理經典】
間歇高效率的番茄工作法:25分鐘,打造成功的最小單位,幫你杜絕分心、提升拚勁

作者:法蘭西斯科.西里洛
譯者:林力敏
出版日期:2020/01/07

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