蠟燭多頭燒 待辦清單做不完?2個方法,讓你在成就感中完成工作

蠟燭多頭燒  待辦清單做不完?2個方法,讓你在成就感中完成工作
圖片來源/Shutterstock
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你有這樣的經驗嗎?不管是工作上或個人生活中,要處理的待辦事項越來越長,最後「待辦清單」變成「壓力清單」,想到就無力?

如果你有一份落落長的待辦清單,可能要檢查任務項目的時效性,是不是已經過了保鮮期?注意「陳舊任務」的存在,可能代表你需要做的事情真的太多,最後可能壓垮了你。

以下的情景是不是有點熟悉?你發現有件事必須完成,可能是該回覆某封電子郵件或者必須清整家中的冬衣。所以你記下備忘,可能是放在心上,也可能在待辦清單加上一筆。但一天後、一週後、一個月後,你沒有完成。就這樣一天拖過一天,最後終於久到你已經不想再完成,甚至成為一種壓力,想到就覺得焦慮。

(每天都有做不完的事情嗎?現在就告訴你該如何處理!照片來源:Shutterstock)

該怎麼處理自已的待辦清單?專家們有兩項建議。

一、用「個人看板」增加完成待辦清單的意願

生產力專家吉姆‧班森(Jim Benson)和東尼安妮‧狄瑪莉亞‧貝瑞(Tonianne DeMaria Barry)在合著的《個人看板》(Personal Kanban)一書中,也大力提倡工作時專注在少數幾項任務,就能提高生產力、發揮驚人效果。


(使用「個人看板」,掌握工作進度。照片來源:Shutterstock)

「個人看板」是把日本汽車製造大廠豐田(Toyota)的「看板管理」套用在個人和團隊工作,在對的時間、選擇對的工作。

「個人看板」讓我們的工作視覺化,同時減少沒有價值的半成品數量。視覺化協助我們把概念性工作,轉變成實際可行的流程;減少半成品讓我們在工作中看到成就感。

吉姆‧班森解釋,在一般人的生活和工作中,我們往往有太多的「待辦清單」塞在腦中。太多事情需要做、大腦又要不斷地針對這些事情進行排序,非常消耗精力。該怎麼處理?

班森建議可以用以下的「個人看板」的步驟和原則來處理。

1. 首先找到一張白紙或白板

2. 將所有生活中的待辦事項寫下來。例如,工作上要完成的專案、要幫小孩找新的家教老師等,並寫在便利貼上。

3. 將白紙或白板區分為選擇區、正在進行區和完成區

4. 限制每個時間點能進行的工作數量。例如總共有12個待辦事項;今天只處理3個。那麼就把3張便利貼貼近「正在進行區」。

5. 把完成的事項移到「完成區」

班森強調,按照以上5個步驟完成待辦清單的好處是,每個人都可以享受「好好思考每件事該怎麼處理」以及「好好把一件事情完成的成就感」。而成就感的刺激將可以幫助我們更願意把其他待辦事項完成。

二、戒掉拖延習慣,每件事都盡量當下解決

會有過多的待辦事項,不可諱言的可能也跟自己的時間和優先順序管理有關。矽谷投資家丹尼爾‧葛洛斯(Daniel Gross)就在自己的部落格中分析,待辦清單拖延可能造成的問題,就是當你一而再、再而三想起待辦任務時,自然就會降低工作的新鮮感和吸引力。


(累積太多待辦事項,會讓人失去完成它的動力。照片來源:Shutterstock)

「就像嚼口香糖一樣,剛嚼幾下就吐出來黏在某個地方,然後試著說服自己把嚼過的乾掉口香糖再放進嘴巴」,貼文寫到。

為了解決「陳舊任務」問題,不讓自己被重擔壓垮,葛洛斯建議大人們,在合理情況下,養成一拿到任務就完成、今日事今日畢的習慣,不要過度規劃。

「我試著在打開電子郵件的當下,就立刻回信」,他說。「我會在開完會後寫下幾個需要的重點,然後在事件真正發生前不再去想。」

但這不是說,當電子郵件或其他要求一送達時,你就必須馬上回應;大人們還是必須考量手邊進行任務的優先順序。這個建議的重點是,戒掉把收件匣信件從頭到尾瀏覽完畢、反覆查看訊息,以及拖到最後一刻才不得不回覆的習慣;今天收到的郵件今天回覆、刪除或歸檔,不要留到明天。

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